Online Veranstaltung – die Checkliste zum Erfolg

Online-Veranstaltungen planen: Wie organisiert man einen digitalen Event?

Online Events unterscheiden sich von üblichen Webkonferenzen in der Qualität der Videoübertragung, im Unterhaltungswert und in der Organisation. Während Webkonferenzen das Ziel haben, dass jeder mit jedem kommunizieren kann, sprechen bei Online Events einige wenige zu einem großen Publikum. Ein erfolgreicher Online Event beinhaltet Interaktionsmöglichkeiten für das Publikum, ein gewisses Maß an Entertainment und eine Regie, die dem Fernsehformat sehr ähnlich ist. Daher ist die Planung im Vorfeld sehr wichtig und viel umfassender als bei den meisten Webkonferenzen.

Wertvolle Tipps und viele Ideen für deinen digitalen Event

Die Beantwortung der sechs W-Fragen hilft dir, Aufgaben strukturiert und umfassend zu lösen. Deshalb haben wir dieses Prinzip für unsere Checkliste zur Planung von Online-Veranstaltungen angerwendet. Denn: Überraschungen sind nur für Gäste prickelnd .

Woran muss ich denken, wenn ich eine Online-Veranstaltung plane?

Warum ist der Event wichtig?
Wer ist meine Zielgruppe?
Wie kann ich meine Ziele erreichen?
Was steht auf der Agenda?
Wo geht der Online-Event über die Bühne?
Wann soll der Online-Event stattfinden?

WARUM?

Warum ist deine Live-Veranstaltung wichtig?

Erfolg braucht konkrete Ziele und Botschaften!

Warum möchtest du eine Onlineveranstaltung durchführen? Was ist dein Ziel? Wie lautet deine Botschaft, die in den Köpfen des Online-Publikums bleiben soll?

Geht es um

Information, Inspiration, Überzeugung
Unterhaltung
Teambuilding, Netzwerken
Mitarbeitermotivation, Schulung, Workshop
Reichweite, Leadgenerierung
Abstimmung, Entscheidung, Umfragen

Wenn das konkrete Ziel klar ist, geht’s an die Planung.

WER?

Wer ist die Zielgruppe deines Online Events?

Versetz dich in die Lage deiner Zuseher!

Wie viele und welche Gäste sollen teilnehmen? Online-Events mit Livestreams kannst du theoretisch in der ganzen Welt an eine unbegrenzte Zahl von Zusehern ausstrahlen.
Werden alle virtuell dabei sein oder wird es auch Zuseher vor Ort geben (Hybrid-Event)?
Kennst du deine Zielgruppe? Hast du Kontaktdaten? In welcher Form wirst du den Event bewerben?
Ist der Online-Event öffentlich oder benötigst du Zugangsbeschränkungen?
Müssen sich die Teilnehmer registrieren? Müssen sie für die Teilnahme bezahlen?
Denke auch an Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen!
Entwickle eine Persona (Persona Vorlage), damit du immer aus Sicht deines Publikums planst.

WIE?

Wie willst du dein Online-Publikum erreichen?

Wähle zwischen den beiden Streaming-Optionen!

Videokonferenz Tools

(Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc.)

Bei Videokonferenztools können die Teilnehmer zuhören, selber sprechen und Inhalte teilen (z.B. Präsentationen). Deswegen eignen sie sich besonders für Besprechungen in kleineren Gruppen. Sie sind dem persönlichen Treffen am ähnlichsten. Bei Videokonferenz-Tools werden die einzelnen Videoquellen stark komprimiert. Dadurch ist die Qualität geringer und die Möglichkeiten der Gestaltungselemente sind reduziert.

Vorteile:

- - Jeder Teilnehmer kann sich mit Bild und Ton zu Wort melden
  - kommt dem persönlichen Treffen am nächsten
  - ideal für kleinere Gruppen

Nachteile:

- - geringere Bild- und Ton-Qualität
  - Teilnehmer-Begrenzung
  - wenig Möglichkeiten der Sende-Gestaltung

Livestream (Broadcast-Service)

(YouTube, Vimeo, Restream, etc.)

Bei einem Livestream (Broadcast) sieht das Publikum einen Stream, der von der Regie zentral gestaltetet und gesteuert ist. Diese Variante ist einer Veranstaltung mit Bühne mit Publikumsraum am ähnlichsten. Die Zuseher können ihre Fragen über Chat Tools an das Podium stellen oder über diverse Interaktionstools aktiv teilnehmen. Dieses Format ist ideal für große Live Events.

Vorteile:

- hohe Video-Qualität
- viele Möglichkeiten der Gestaltung (Details bei „WAS“)
- keine Teilnehmerbegrenzung

Nachteile:

- Diskussionen zwischen den Teilnehmern sind nur im Chat möglich

Mehr über Online-Event-Formate

TIPP

Kombiniere deinen Livestream mit Videokonferenz-Tools! Via Zoom&Co kannst du externe Sprecher zuschalten oder deine Zuseher während des Events in kleinere Diskussions-Gruppen aufteilen. Die Vorteile beider Welten auf einen Streich!

WAS?

Was steht auf der Agenda deines Online-Events?

Mehr Aufmerksamkeit mit einem durchdachten Programm!

Das Programm einer erfolgreichen Online-Veranstaltung muss abwechslungsreich, interessant und spannend sein, damit die Zuseher aufmerksam dabei bleiben. Die Aufmerksamkeitsspanne ist im digitalen Umfeld geringer als im analogen. Die einzelnen Beiträge sollen daher kurz und fokussiert sein. Binde die Zuseher in den Ablauf ein. Lass sie aktiv mitgestalten. Die dafür eingesetzte Technik muss leicht verständlich sein. Achte darauf, den Teilnehmern einen Mehrwert zu bieten, sonst sind sie leider schnell wieder weg.

Eine professionelle Online-Veranstaltung gestaltest du ähnlich einer Fernsehsendung. Diese beginnt mit einem Sende-Startbild, einem Countdown und der Eröffnung durch den Moderator(in). Dann kommt die Erklärung, wie die Zuseher die verschiedenen Tools anwenden sollen. Vielleicht lässt du das Publikum abstimmen, wie die Agenda aussehen soll? Die Pausen gestaltest du kurzweilig und am Ende steht ein krönender Abschluss, den niemand vermissen will.

Wenn du Präsentationen oder Dokumente online zur Verfügung stellst, machst du das besser erst nach der Veranstaltung, damit die Teilnehmer nicht lesen statt zuhören.

Hier sind einige Ideen, die Schwung in dein Programm bringen:

Videos in den Pausen
Vorstellungsrunden der Teilnehmer
Breakout Sessions 1:1 oder in Gruppen
Networking Bereich
Einbinden von Präsentationen, Flipchart, Whiteboard, Tablet
Interviews, Podiumsdiskussionen
Aufgaben stellen
(Gewinn)spiele/Quiz
Abstimmungen
Gemeinsame Erlebnisse wie
o das Auspacken eines Geschenks/Produktprobe
o Verkostungen von Speisen/Getränke
o immer vorab zuschicken!

Ein Regieplan sorgt für einen reibungslosen Ablauf

Mit diesem Regieplan kannst du dein Event optimal vorbereiten. Jeder Handgriff wird (sekunden)genau geplant und aufgeschrieben. So weiß jeder im Team, was wann tun ist.

Regieplan Livestream für online veranstaltungen

Download Regieplan

WO?

Wo wird die Online-Veranstaltung stattfinden?

Wähle die optimale Location und Streaming-Plattform aus!

1.) Wo wird der Online-Event gefilmt?

Bei Online-Events, die außerhalb des Büros stattfinden, benötigst du meist Platz für die Bühne(n) und eventuell eigene Räume für die Breakout-Sessions. Das Livestream-Team braucht Platz für die Kameras und den Regieplatz. Filmstudios oder Konferenzräume eignen sich dafür optimal. Falls du ein Hybrid-Event planst, musst du natürlich auch an die Besucher vor Ort denken.

2.) Wo wird der Online-Event ausgestrahlt?

Landingpage bzw. Eventplattform

Eine eigene Landingpage oder Eventplattform bietet den perfekten Rahmen für deine Veranstaltung. Hier kannst du deinen Zusehern Downloadbereiche, Sprecherinformationen oder weiterführende Links (auch langfristig) zur Verfügung stellen. Außerdem kannst du diverse Interaktionstools oder Breakout Rooms integrieren. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit einer Besucher-Registrierung, wenn dein Event nicht öffentlich sein soll.

Vorteile:

sehr gute User-Experience
viele gestalterische Möglichkeiten
Teilnehmerbeschränkung optional
langfristig verfügbar (Archiv)

Nachteile:

geringe virale Verbreitung
mittlerer Mehraufwand

Live streamen auf Social Media

Viele Social Mediaplattformen bieten die Möglichkeit, live auf Sendung zu gehen. Damit kannst du viele Follower und deren Freunde erreichen. Ein Multiplikator, den man gerne nutzt, um seine Veranstaltung zu pushen.

Vorteile:

große Reichweite (Nutzung der Fan-Basis, virale Verbreitungsmöglichkeiten)
geringer Aufwand

Nachteile:

geringe Möglichkeit, Zusatzinformationen bereit zu stellen
oft keine Teilnehmerbeschränkung möglich

Weitere Details zu den einzelnen Social Media Plattformen findest du in unserem Blog „Livestream auf Social Media“

Virtuelle Messeplattform

(2D oder 3D), mit Livestream, fertigem Content + Interaktion

Virtuelle Messeplattformen versuchen das Gefühl eines Messebesuches zu imitieren.

Vorteile:

ermöglicht die Umsetzung einer Messe mit vielen Ausstellern und Sponsoren
haben meistens Registrier- und Zahlfunktion integriert

Nachteile:

sehr teuer
hoher Mehraufwand
meist ungeeignet für Zuseher über mobile Endgeräte
zeitlich befristet

WANN?

Wann soll der Online-Event über die Bühne gehen?

Jede Berufsgruppe hat ihren zeitlichen Rhythmus

Bei einer Online-Veranstaltung ist es wie bei jeder anderen Veranstaltung auch. Der Termin muss für die Zielgruppe passen. Manche Berufsgruppen, wie zum Beispiel Landwirte oder Ärzte haben oft eher am späten Nachmittag Zeit. Für Pressekonferenzen mit Journalisten eignet sich oft der Vormittag, damit die Neuigkeiten noch rechtzeitig zu Redaktionsschluss vorliegen.
Generell gilt für längere Events: nicht zu früh, nicht zu spät und eher Mitte der Woche. Kurze Veranstaltungen passen vielleicht sogar vor oder nach üblichen Dienstzeiten bzw. in der Mittagspause gut in den Tagesplan.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Events sind kürzere Online-Events, dafür in regelmäßigen Abständen empfehlenswert. Auch Onlinezuseher haben gerne eine Routine. Bei einer Veranstaltungsserie empfehlen wir einen strikten Rhythmus, z.B.: Jeden zweiten Donnerstag im Monat um 15 Uhr.

TIPP

Denke rechtzeitig daran, die richtigen Leute einzubinden und die Location zu reservieren!

Video- und Livestream-Team
Moderator/in
Sprecher
Visagist/in
Gebärdensprachen-Dolmetscher
Sponsoren und Werbepartner
Künstler für eine coole Pausengestaltung

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