Hybrid Veranstaltung: Kombination aus Präsenz- und Online-Veranstaltung

Hybrid Events: zwei Nutzererlebnisse planen

Hybrid Event: Zwei Nutzererlebnisse planen

Hybrid Events sind nach wie vor gefragt, weil sich viele Menschen an Online-Events gewöhnt haben und sich gerne Reisezeit und -kosten sparen wollen. Wenn du die Vorteile der online- und offline-Welt clever kombinierst, kannst du enorme Reichweite und viel Erfolg verbuchen.

Was bei Hybrid Events ganz wesentlich ist: bediene beide Welten gezielt und behalte stets die unterschiedlichen Nutzererlebnisse im Fokus. Was für die Teilnehmer vor Ort unterhaltsam und informativ ist, kann für die Teilnehmer an den Bildschirmen rasch langweilig und uninteressant werden. Plane deine Hybrid Events daher immer auch aus der Sicht des Onlinepublikums und binde es interaktiv ein.

Hybrid Events verbinden die Vorteile der Online- und Offline-Events

Ein Hybrid-Event ist die Kombination aus Präsenz- und Online-Veranstaltung. Die gesamte Event-Ausrichtung ermöglicht sowohl eine persönliche als auch eine virtuelle Teilnahme. Die Besucher entscheiden, in welcher Form sie dabei sind. Der hybride Ansatz bringt Sicherheit bei der Planung, unabhängig von diversen Reiseeinschränkungen oder Covid Maßnahmen.

Tipps für die Organisation einer Hybrid Veranstaltung

Eine Veranstaltung, welche Online- und Offline-Welt gleichzeitig bedient, bringt einige Herausforderungen mit sich. Das Ziel ist natürlich, das Beste aus live und digital zu verbinden. Das bedeutet aber auch, dass man parallel zum Präsenz-Event einen kompletten Online-Event mit der gesamten Technik aufbauen muss.

Warum du dein Publikum interaktiv bei Hybrid Events einbinden solltest:

Eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung ist mehr als ein bloßer Live-Stream. Die Möglichkeiten, deine Event-Teilnehmer aktiv einzubinden, sind vielfältig geworden. Mit Chat und Umfragetools kannst du dein Onlinepublikum und die Besucher vor Ort verbinden und begeistern. Manche Menschen scheuen sich, vor großem Publikum eine Frage zu stellen. Es fällt eine große Hürde, wenn sie das via Smartphone tun können. Abstimmungen mit digitalen Hilfsmitteln sind inzwischen auch bei reinen Präsenzveranstaltungen sehr zeitgemäß.

Interaktive Hybridveranstaltungen steigern die Aufmerksamkeit und regen zum Mitdenken an. Dadurch entsteht ein emotionaleres Nutzererlebnis, welches in Erinnerung bleibt.

Möglichkeiten für Interaktionen bei Hybrid Veranstaltungen

Abstimmungen
Umfragen
Chat-Tool für Fragen
Networking Tools
Virtuelle Breakout-Räume
Download-Bereich für zusätzliche Informationen
Social Media Einbindung
Plattform für Videoaufzeichnungen

Behind the Scenes / Hybrid Event Fachtagung Monitoring Rad-Schiene 2021

Anforderungen

Simultaner Stream in deutsch und englisch
animiertes Sendedesign (Bezeichnung der Vorträge, Sprecherinformationen, Zusatztexte,…)
Zuschaltung von Sprechern via Microsoft Teams
diverse Video Einspielungen
Interaktion via Menitmeter

TIPPs

1.) Wenn das Publikum vor Ort Fragen stellt, sollte es dafür unbedingt ein Mikrofon erhalten. So stellst du sicher, dass der Ton online übertragen wird und auch alle im Saal die Frage gut hören können.

2.) Gib deinem Onlinepublikum eine Stimme! Stelle eine Person ab, welche die Chats überwacht und regelmäßig die eingegangenen Fragen direkt an das Podium stellt. Damit fühlt sich dein Onlinepublikum eingebunden und ernst genommen.

Technik für Hybrid Veranstaltungen

Das Herzstück für die Online-Übertragung ist ein perfekter Livestream. Dazu gehören ein modernes Streaming-Equipment, Live-Schnitt, ausgezeichneter Licht- und Tonqualität und eine gebündelte Internetleitung.

Den Livestream kannst du auf Social Media oder Event Plattformen ausstrahlen.

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Ein Hybrid-Event verlangt präzise Planung

Bei einer Hybrid Veranstaltung müssen viele Details aus der Online- und Offline-Welt aufeinander abgestimmt werden, z.B.:

Kamerapositionen (statisch oder geführt)
Sitzplätze in der Eventlokation
Tonanlage für den Saal und für das Online-Publikum
Sprecher, die von extern zugeschaltet werden
Video-Einspielungen und Präsentationsfolien
Sendedesign mit Countdown und Logo
Pausengestaltung für beide Welten

Dafür sind eine genaue Planung und viel Vorarbeit nötig. Nicht zu vergessen: Backup-Szenarien und die Überprüfung der technischen Anforderungen (Internetverbindung!). Am besten erstellst du eine ausführliche Anleitung für Regie-, Ton- und Kameraleute.

weitere Tipps zur Online Event Planung

Aufzeichnung (Recording) der Hybrid Veranstaltung

Den Livestream der Hybrid Veranstaltung kannst du natürlich aufzeichnen und dem Publikum im Nachhinein zur Verfügung stellen. So erreichst du auch potentielle Teilnehmer, die am Sende-Termin keine Zeit haben. Aber auch Besucher, die dabei waren, schauen sich im Nachhinein gerne wichtige Inhalte erneut an oder empfehlen sie weiter.

Weiters kannst du die Recordings auch für die Bewerbung neuer Events verwenden. Der Einblick in vergangene Veranstaltungen schafft Vertrauen und weckt Interesse für kommende Events.
Überlege dir im Vorfeld Strategien, wie du die Aufzeichnung sinnvoll weiter nutzen möchtest.

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DI Maurus Wüllner

Produktmanagement & Digital Marketing Specialist, Kwizda Agro GmbH